Münster – Beim Formel-1-Rennen am vergangenen Sonntag in Baku war Weltmeister Lewis Hamilton gehandicapt, weil er ein Problem mit dem Motor seines Boliden hatte, das von seinem Team hätte behoben werden können, wenn – ja wenn er mit diesem hätte kommunizieren dürfen. Ohne Informationsaustausch können manche Dinge aber nicht gelingen.
Führungskräften von Unternehmen geht es ähnlich: Sie brauchen Besprechungen mit Ihrem Team, um Aufgaben zu verteilen oder strategische Ziele zu erläutern und um zu erfahren, wie weit Projekte gediehen sind, wo es Probleme gibt oder neue Entwicklungen. Und die Mitarbeiter benötigen Besprechungen, weil sie dort im direkten Austausch erfahren, was Ihr Vorgesetzter von ihnen erwartet. Gleichzeitig hören sie, an welchen Aufgaben die Kollegen gerade arbeiten und wo sich Anknüpfungspunkte oder Synergieeffekte ergeben.
Unstrukturierte und schlecht vorbereitete Besprechungen rauben allen Beteiligten Zeit. Darüber hinaus ist es wenig motivierend, wenn Dauerbesprechungen ohne konkretes Ergebnis enden. Aber wie können Projektsitzungen oder regelmäßige Teambesprechungen zeitsparend und motivierend durchgeführt werden?
Besprechungen sind eine Möglichkeit, Informationen, Meinungen oder Kritik in die richtigen Kanäle zu lenken und allen zugänglich zu machen. Mit Besprechungen halten Führungskräfte die Kommunikation in Gang, Ziele können anvisiert, Aufgaben verteilt werden. Eine gute Teambesprechung bietet fünf Vorteile:
- Sie ist eine ideale Plattform zum Informationsaustausch.
- Sie ermöglicht es, offene Fragen direkt zu klären, was die Fehlerrate senkt.
- Sie trägt dazu bei, Doppelarbeiten zu vermeiden, weil jeder den Überblick darüber behält, was die Kollegen tun.
- Sie bindet Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung ein. Dadurch steigen die Akzeptanz und die Motivation.
- Sie ist eine wiederkehrende Möglichkeit für Führungskräfte, mehr über Mitarbeiter und deren Ideen zu erfahren, die Kommunikations- und Teamfähigkeit zu verbessern und so gezielter zu führen.
Führungskräfte sollten deshalb dafür sorgen, dass Meetings erfolgreich geführt werden. Das betrifft nicht nur Besprechungen, zu denen sie selbst einladen, sondern auch die Besprechungen auf Mitarbeiterebene. Es gilt, folgende grundlegende Regeln für jede Teambesprechung zu kommunizieren.
Zehn Regeln für eine erfolgreiche Teambesprechung
Regel 1 – Pünktlich anfangen: Beginnen Sie Meetings pünktlich, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer da sind.
Regel 2 – Zusatzthemen abfragen und die Tagesordnung abstimmen: Fragen Sie zu Anfang jeder Sitzung, ob die Tagesordnung von den Teilnehmern in der vorliegenden Form akzeptiert wird.
Regel 3 – Immer der Reihe nach: Arbeiten Sie die Tagesordnungspunkte systematisch ab.
Regel 4 – Leiten, nicht reden: Sprechen Sie als Leiter des Meetings nicht zu viel. Lassen Sie Raum für Teilnehmerbeiträge und vermeiden Sie es, gleich mit Bewertungen in Diskussionen einzusteigen.
Regel 5 – Visualisieren geht vor: Veranschaulichen Sie komplexe Sachverhalte (durch Grafiken, Schaubilder usw.).
Regel 6 – Zwischenfazit ziehen: Fassen Sie den Zwischenstand zusammen und geben Sie den Teilnehmern eine wichtige Orientierung.
Regel 7 – Jeder soll mitreden: Beziehen Sie alle Teilnehmer mit ein. Achten Sie darauf, dass auch zurückhaltende Mitarbeiter Ihre Meinung sagen.
Regel 8 – Gelassen bleiben: Bewahren Sie Ruhe und Übersicht in Auseinandersetzungen. Versuchen Sie herauszufinden, woran sich der Konflikt entzündet hat.
Regel 9 – Zeitplan einhalten: Beenden Sie die Sitzung pünktlich. Fassen Sie zum Schluss die Ergebnisse zusammen und legen Sie fest, wer was bis wann zu machen hat. Diese Ergebnisse sind dann im Protokoll festzuhalten.
Regel 10 – Ergebnisse überprüfen: Verfolgen Sie die Einhaltung der Verabredungen.
Mit diesen Regeln gelingt es, unstrukturierte und schlecht vorbereitete Besprechungen zu vermeiden, die allen Beteiligten Zeit und Nerven rauben.
