KI gegen Systemchaos

Bozen – Unternehmen wachsen, Prozesse verändern sich, neue Tools kommen dazu – und mit der Zeit entsteht in vielen Betrieben eine komplexe Systemlandschaft, die kaum noch überschaubar ist. Gerade im Mittelstand sind doppelte Dateneingaben, Excel-Listen und manuelle Zwischenschritte trotz Digitalisierung noch immer Alltag. Häufig liegt das Problem nicht an fehlender Software, sondern daran, dass die bestehenden Systeme nicht sauber zusammenspielen.

Wenn Systeme bremsen

„Viele Unternehmen sind digitalisiert, aber nicht integriert“, sagt Martin Geier, CTO des Südtiroler Softwareunternehmens SARIX. Standardsoftware decke zwar einen Großteil der Anforderungen ab, die entscheidenden Prozesse eines Unternehmens würden jedoch oft fehlen. Die Folge seien Workarounds, Medienbrüche und ineffiziente Abläufe.

„Das Grundproblem ist häufig, dass sich der Prozess der Software anpassen muss – und nicht umgekehrt“, so Geier. Gerade Unternehmen, die in den vergangenen Jahren stark gewachsen sind, stoßen damit zunehmend an Grenzen. Unterschiedliche Systeme, fehlende Schnittstellen und isolierte Datenbestände erschweren nicht nur die tägliche Arbeit, sondern machen auch Automatisierung schwierig.

Hinzu kommt die steigende Komplexität moderner Softwarelandschaften. Mit jeder zusätzlichen Software-Lösung wachsen Datenfragmentierung und Integrationsaufwand. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Sicherheit, Dokumentation und Geschwindigkeit. „Selbst Power-User verlieren zunehmend den Überblick“, erklärt Geier.

KI als Wendepunkt

Künstliche Intelligenz verändert diese Situation grundlegend. Während KI in der öffentlichen Wahrnehmung häufig auf Chatbots reduziert wird, sieht SARIX den eigentlichen Hebel durch KI an anderer Stelle: in der Entwicklung individueller Softwarelösungen und der intelligenten Automatisierung bestehender Prozesse.

„Unsere Entwickler arbeiten heute je nach Aufgabe zwischen 15 und 200 Prozent schneller als noch vor zwei Jahren“, sagt Geier. Funktionen, die früher aus Kostengründen nicht realisierbar waren, können heute in deutlich kürzerer Zeit umgesetzt werden – oft sogar in höherer Qualität.

Dadurch verändert sich auch die Wirtschaftlichkeit individueller Softwareentwicklung. „Individuelle, perfekt passende Software zum Preis von Standardsoftware – das wird durch KI erstmals realistisch“, so Geier.

Integration und Erweiterung statt Ersatz

Dabei gehe es nicht darum, bestehende Systeme komplett auszutauschen. Vielmehr setzt SARIX auf intelligente Erweiterungen und die Vernetzung vorhandener Lösungen. ERP-Systeme, CRM-Plattformen oder Branchenlösungen bleiben bestehen und werden gezielt erweitert.

Entscheidend seien dabei offene Schnittstellen und moderne APIs. Nur so könnten Daten zwischen verschiedenen Systemen sinnvoll ausgetauscht und KI-Anwendungen integriert werden.

Ein aktuelles Projekt zeigt, wie dieser Ansatz in der Praxis funktioniert. Für einen Großhändler im Obst- und Gemüsebereich modernisiert SARIX derzeit ein bestehendes Softwaresystem, das das Unternehmen bereits vor 17 Jahren entwickelt hatte. Ziel ist es, Prozesse weitgehend zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte deutlich zu reduzieren.

Vom Werkzeug zum Assistenten

Rechnungsprüfungen und Dokumentenablagen laufen inzwischen automatisiert ab, Kunden- und Lieferantenportale reduzieren Doppeleingaben, und neue Kommunikationskanäle wie WhatsApp wurden direkt integriert. Gleichzeitig sorgt eine moderne Benutzeroberfläche für einfachere Abläufe im Alltag.

„Früher war Software vor allem ein Werkzeug zum Erfassen und Verwalten von Daten. Heute beteiligt sie sich aktiv am Prozess“, erklärt Geier. Die Systeme prüfen Rechnungen, schlagen nächste Schritte vor und unterstützen Mitarbeiter direkt bei ihrer Arbeit.

Für Unternehmen sei jetzt vor allem eines entscheidend: pragmatisch zu starten. Statt monatelang KI-Strategien zu entwickeln, empfiehlt Geier, konkrete Prozesse mit hohem Nutzenpotenzial zu identifizieren. „Wer KI nur als zusätzliches Tool betrachtet, schöpft ihr Potenzial nicht aus. Entscheidend ist, Prozesse, Daten und Systeme intelligent miteinander zu verbinden.“

Für mittelständische Unternehmen zeichnet sich damit eine klare Entwicklung ab: Wer gezielt auf moderne Prozessdigitalisierung und KI setzt, kann Abläufe beschleunigen, Kosten senken und die eigene Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig stärken. Dabei kann ein externer Blick hilfreich sein. Oft zeige sich bereits in wenigen Gesprächen, wo Prozesse unnötig komplex geworden sind und welches Potenzial für Automatisierung und intelligente Vernetzung tatsächlich vorhanden ist.