Bozen – Wenn es um Automatisierung, Produktivität und Wachstum geht, fällt in der gegenwärtigen Diskussion sofort das Stichwort künstliche Intelligenz. Und das zu Recht. KI ist zwar kein Zauberwort, sondern eine Technologie. Aber sie hält ohne Zweifel ein immenses Verbesserungspotenzial für die Unternehmen bereit, nicht zuletzt für Maschinen- und Anlagenbauer, die aus der aktuellen Krise durch wahre Automatisierungs- und Produktivitätsschübe herauswachsen müssen.
Nach wie vor sind viele Geschäftsprozesse im Maschinen- und Anlagenbau von einem hohen Grad an manuellem Aufwand geprägt: vom Anlegen eines Auftrags über die Aufschlüsselung der Stückliste und Prüfung von Materialverfügbarkeiten bis hin zur Simulation von Fertigungskapazitäten und der Ermittlung des Liefertermins. Die Folgeschritte im Prozess werden jeweils manuell im ERP-System ausgelöst, Daten gegebenenfalls von Hand übertragen. All dies verlangsamt die Auftragsbearbeitung in Zeiten, in denen das Signal auf Beschleunigung stehen müsste.
Damit Maschinen- und Anlagenbauer künstliche Intelligenz in ihren Kernprozessen tatsächlich nutzen können, muss eine Grundvoraussetzung erfüllt sein: Die Prozesse müssen im IT-System digital dokumentiert sein. Das ist jedoch meistens nicht der Fall. Der Grund sind Aufwand und technische Hürden. Um die Hindernisse aus dem Weg zu räumen, hat der ERP-Spezialist Asseco Solutions mit seiner neuen Produktgeneration die Basis für die digitale Prozessdokumentation gelegt. Durch die Abbildung einer Vielzahl von Kernprozessen unmittelbar im ERP-System eröffnet APplus Unternehmen umfassende Automatisierungsmöglichkeiten – und ist dabei erstmals in der Lage, Abläufe ohne vorausgehende User-Eingabe voranzutreiben.
Insbesondere generative KI verspricht, die übergreifenden Kernprozesse in naher Zukunft umfassend zu verändern. Die technische Grundlage dafür liefern sogenannte KI-Agenten. Sie werden nicht nur in der Lage sein, Text-Output zu generieren, sondern auf Basis ihrer Analysen auch Aktionen im ERP-System auszulösen und zu erledigen: zum Beispiel vollautomatisch Aufträge anzulegen und freigegebene Bestellungen auszuführen. Schon bald wird KI nicht nur einzelne, sondern sämtliche erforderlichen Schritte zur Bearbeitung eines Prozesses automatisiert vorantreiben können – bis zu dem Punkt, an dem die Entscheidung oder der Input eines Menschen erforderlich sind. Die jeweiligen Abläufe würden dadurch um ein Vielfaches effizienter. Gleichzeitig verbleiben Steuerung und Entscheidungshoheit zuverlässig beim Menschen.
Prozessorientierte Bedienung
Aktuell befindet sich das Wissen um die richtigen Abläufe in den allermeisten Fällen ausschließlich in den Köpfen der User: Sie wissen, welchen Weg sie sich Schritt für Schritt durch die Masken des ERP-Systems bahnen müssen, welche Schaltflächen es wann anzuklicken gilt und an welchen Stellen welche Daten notwendig sind. Einmal geschult, haben menschliche User mit dieser Arbeitsweise in der Regel kein Problem. Anders jedoch die künstliche Intelligenz: Ein KI-Agent benötigt sehr klare Anweisungen, welche Einzelschritte der Reihe nach zur Bearbeitung einer Aufgabe vonnöten sind. Wie ein Hochgeschwindigkeitszug benötigt er Schienen, die ihn durch die richtigen Weichenstellungen effektiv ans Ziel bringen.
Damit ein solches Schienennetz der Prozesse entstehen kann, müssen moderne ERP-Lösungen Möglichkeiten bieten, die spezifischen Abläufe eines Unternehmens digital abzubilden. Idealerweise in einer Sprache, die eine künstliche Intelligenz verstehen kann. Nur so können KI-Agenten wissen, welche Einzelschritte sie zur Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe der Reihe nach durchlaufen müssen. Ohne entsprechende Prozessinformationen wäre das Risiko zu hoch, dass die KI auf das falsche Gleis gerät.
ERP neu denken
Rein datenbasiertes Wissen wie Informationen zu Beständen, zur Auftragslage oder zu Service-Tickets ist im ERP-System vorhanden. Im Gegensatz zu Daten sind konkrete Prozessabläufe jedoch in aller Regel nicht standardisiert in einem ERP-System hinterlegt. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass traditionelle Lösungen einer datenzentrierten Herangehensweise an das Konzept des Enterprise Resource Planning folgen.
Damit generative KI ihr volles Potenzial in den Unternehmen ausschöpfen kann, ist eine neue Generation von ERP-Systemen erforderlich. Sie muss ihren Datenfokus ablegen und Prozessorientierung als zentrale Komponente in ihre Funktionsweise integrieren. Der ERP-Spezialist Asseco Solutions hat mit der Einführung des sogenannten „Flow Mode“ die Voraussetzung dafür geschaffen. Dieses prozessorientierte Bedienkonzept ermöglicht es, zentrale Unternehmensabläufe per Business Process Model and Notation (BPMN) abzubilden.
Der Flow Mode führt Anwenderinnen und Anwender auf Basis einer strukturierten Oberfläche Schritt für Schritt durch die jeweiligen Abläufe – effizient, übersichtlich und benutzerfreundlich. Dabei sind stets nur die Informationen sichtbar, die für die aktuelle Aufgabe tatsächlich relevant sind. Potenzielle Fehlerquellen versiegen und die Übersichtlichkeit des Prozesses ist optimiert. Zentrale ERP-Prozesse lassen sich so mit deutlich höherer Geschwindigkeit bearbeiten, als dies auf klassische Weise möglich ist.
Für maximale Flexibilität lassen sich die Prozesse mithilfe der Tools „APplus Board Designer“ und „APplus Process Designer“ passgenau auf die Erfordernisse des Unternehmens sowie die Wünsche des einzelnen Users hin zuschneiden – und das sowohl auf der Ebene der Benutzeroberfläche als auch der Prozesse und Geschäftslogik. Die Anpassung erfolgt auf Konfigurationsbasis, Programmierkenntnisse sind in den meisten Fällen nicht erforderlich.
In der neuesten Produktgeneration von APplus lassen sich mittlerweile gut 60 Kernprozesse auf diese Weise im System abdecken, von der Stammdatenpflege wie Artikelanlage über Einkaufsprozesse oder Einplanungen bis hin zu spezifischen Abläufen wie Fremdvergaben, die sich von der Fertigung über den Einkauf bis hin zur Logistik erstrecken. Auch Prozessentscheidungen und Umstellungen wie „Make Or Buy“ sind per „Flow“ umsetzbar: Neben der initialen Entscheidung, einen Teil selbst zu fertigen oder an einen Lieferanten zu vergeben, ermöglicht der Prozessablauf, diese Entscheidung bei Bedarf im Nachgang ohne großen manuellen Aufwand für Stornierungen, Rücksetzungen oder Neueinplanungen zu ändern.
ERP-System mit Eigeninitiative
Die digitale Prozessabbildung macht die jeweiligen Abläufe für IT-Systeme verständlich und nachvollziehbar – die Grundlage dafür, dass künftig auch KI-Agenten auf sinnvolle und korrekte Weise mit den Prozessen interagieren können. Gleichzeitig ermöglicht sie schon heute eine hochgradig automatisierte Bearbeitung ganzer Prozessketten: Ausgelöst durch einen zuvor definierten Trigger ist APplus in der Lage, die hinterlegten Prozesslogiken selbstständig auf regelbasierte Weise zu durchlaufen. Anstelle einer User-Interaktion ist damit ein benutzerunabhängiges Ereignis der direkte Startpunkt eines Prozesses. Als Trigger können verschiedenste Ereignisse dienen, etwa der Eingang einer Kunden-E-Mail. Das System startet dann automatisiert den gewünschten Prozess, erstellt beispielsweise zu einer eingehenden Service-Anfrage ein Ticket oder zieht zur Prüfung die zuständigen Techniker heran.
Mittels Entscheidungsknoten lässt sich dabei definieren, wie der Prozess konkret ablaufen soll. Zum Beispiel könnte das ERP-System Aufträge unter einem bestimmten Wert automatisch in die Fertigungsplanung geben, während es bei Aufträgen über einem definierten Schwellenwert die zuständige Führungskraft involvieren muss. Die entsprechenden Entscheidungsregeln können Unternehmen rein auf Konfigurationsebene in den Prozessablauf integrieren.
Das Sagen hat der Mensch
Die automatisierten Prozesse werden jeweils so weit durchlaufen, bis der Input eines Mitarbeitenden erforderlich ist. So behält der Mensch zu jedem Zeitpunkt die Entscheidungshoheit. Benötigt das ERP-System eine Rückmeldung, kann es aktiv auf Anwenderinnen und Anwender zugehen. Im Falle einer Freigabe erhält die zuständige Person etwa eine Push-Benachrichtigung, die alle relevanten Details zur Freigabe enthält. Durch einen Klick auf „Freigeben“ oder „Ablehnen“ lässt sich der Prozess dann unmittelbar fortsetzen.
Für umfassende Transparenz über die automatisierten Aufgaben sorgt die integrierte Process-Monitoring-Funktionalität in APplus. Sie bietet Unternehmen jederzeit den Überblick, wie viele und welche Abläufe das ERP-System derzeit bearbeitet und auf welcher Prozessstufe sich diese jeweils befinden. Dies ermöglicht es den zuständigen Experten, bei Bedarf steuernd einzugreifen, beispielsweise falls ein unerwarteter Sonderfall die Fortführung des Prozesses verhindert.
Die digitale Abbildung von Unternehmensprozessen im Flow Mode von APplus liefert das Schienennetz, auf dem KI-Agenten – wie auch die menschlichen User – auf schnellstem Weg zum gewünschten Ziel gelangen. Durch die automatisierte Bearbeitung von Kernprozessen auf der Basis von Regeln können Maschinen- und Anlagenbauer schon heute wahre Produktivitätsschübe in ihrer Wertschöpfung freisetzen und der aktuellen Krise effektiv entwachsen.
Erste Nutzungsmöglichkeiten für generative KI bietet APplus in Form der digitalen Assistentin Elly: Aktuell ermöglicht sie im Rahmen der Funktion „Elly Help“ kontextbezogene Hilfe zu allen Fragen rund um die Bedienung und Funktionsweise von APplus. Dazu greift die dahinterstehende generative KI auf den gesamten Wissensfundus der APplus-Dokumentationen zurück. „Wie kann ich aus einem Auftrag heraus auf dem schnellsten Weg eine zugehörige Lieferantenbestellung generieren?“ – Ist ein User unsicher, wie er oder sie eine bestimmte Aufgabe konkret in APplus bearbeiten kann, hilft Elly mit entsprechenden Erklärungen weiter – entweder mittels natürlicher Sprache oder per Chat. Für weiterführende Informationen verweist sie auf die entsprechende Stelle in der Dokumentation. Dies reduziert den Schulungsaufwand und erhöht den Bedienkomfort im Tagesgeschäft.
Der richtige Partner
Asseco Solutions ist der ideale Partner, um hochgradig automatisierte Prozesse für Maschinen- und Anlagenbauer Wirklichkeit werden zu lassen – dank tiefgreifendem KI-Expertenwissen, jahrzehntelanger ERP- und Branchenerfahrung und einem integrierten Angebot aus einer Hand. Mithilfe leistungsstarker KI nach aktuellstem Stand der Technik unterstützen die Asseco-Experten schon heute bei der Umsetzung verschiedenster Szenarien: von der Optimierung der Lagerhaltung über die intelligente Verbesserung der Produktionsplanung bis hin zur effektiven Automatisierung von zeitraubender Routine. So kommt der KI-Zug auch für Maschinen- und Anlagenbauer ins Rollen.
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